როგორ მოვემზადოთ შიდა აუდიტისთვის

როგორ მოვემზადოთ შიდა აუდიტისთვის?

შიდა აუდიტის როლი შესრულებული სამუშაოს შეფასებასა და ხარისხის მენეჯმენტის სისტემის (QMS) კარგად შენარჩუნებაში ასახულია ISO 9001:2015-ის მოთხოვნებში. ეს არის კარგი იარაღი, იმისათვის რომ განსაზღვრო რამდენად თანხვედრაშია კომპანიაში მიმდინარე ბიზნეს პროცესები თქვენ მიერ დასახულ მიზნებთან.

შესაძლებელია, ჩანდეს, რომ პროცესების ძირითადი ინდიკატორები შეესაბამება დასახულ მიზნებს, თუმცა შიდა აუდიტი კარგი შესაძლებლობაა თქვენთვის, როგორც პროცესების წარმმართველისთვის, ხელახლა დარწმუნდეთ, რომ ბიზნეს პროცესების თითოეული მცირე დეტალიც კი ისე მუშაობს, როგორც დაგეგმილი იყო.

შიდა აუდიტი, ასევე გაძლევთ შესაძლებლობას მიმდინარე პროცესების გასაუმჯობესებლად, შესაძლებელია აღმოაჩინოთ, რომ ზოგიერთი სამუშაო პროცესი არ მიმდინარეობს გეგმის მიხედვით და მას სჭირდება კორექტირება სამომავლოდ.

აღსანიშნავია, რომ შიდა აუდიტის პროცესი და გამოვლენილი ხარვეზები არავითარ შემთხვევაში არ აფერხებს თანამშრომლებს თავიანთი საქმის განხორციელებაში.

რატომ აწუხებს ეს ხალხს?

როგორც წესი თანამშრომლებს ორგანიზაციაში სურთ, რომ იმუშაონ მშვიდად და კარგად შეასრულონ თავიანი საქმე. კომპანიის გარედან ვინმეს შესვლა მათ დეპარტამენტში შეიძლება შემაწუხებელი იყოს მათთვის. საუბედუროდ, ხალხი ფიქრობს, რომ შიდა აუდიტის მიზანია შეცდომების აღმოჩენა და მათ სერიოზული პრობლემები შეიძლება შეექმნათ, თუ რაიმე სახის მცირე ხარვეზი მაინც გამოვლინდა.

როგორ მოვამზადოთ თანამშრომლები შიდა აუდიტისთვის?

გთავაზობთ რამდენიმე რჩევას, რომლის გათვალისწინებითაც კომპანიაში შიდა აუდიტი თანამშრომლებში ნაკლებ დისკომფორტს გამოიწვევს:

შეახსენეთ როგორ მუშაობს შიდა აუდიტი - მიუხედავად იმისა, რომ მათ სმენიათ, ან კარგად იციან შიდა აუდიტის შესახებ, უმჯობესი იქნება, შეახსენოთ, რომ შიდა აუდიტი ტარდება იმისათვის რომ დადასტურდეს პროცესების შესაბამისობა გეგმებთან. ხოლო ხარვეზების გამოვლენა საჭიროა მისი იმგვარად კორექტირებისთვის, რომ გაძლიერდეს ბიზნეს პროცესების ეფექტურობა.

დოკუმენტების წინასწარი გადახედვა - შესაძლებელია თქვენ დოკუმენტურად გაწერილი გქონდეთ ყველა პროცედურა, მაგრამ თანამშრომლები მათ ყოველდღიურ საქმიანობაში არ იყენებდნენ. თანამშრომლებს შეახსენეთ - რა პროცედურების მიხედვით მუშაობს კომპანია, სად უნდა მოიძიონ ინფორმაცია და სად ინახება ჩანაწერები, ეს დაეხმარება თანამშრომლებს რომ თავი უფრო მომზადებულად იგრძნონ, თუ აუდიტორს გაუჩნდება შეკითხვები მათ მიმართ.

პასუხების მომზადება - აუდიტორებმა იციან, რომ თანამშრომლები შეიძლება ნერვიულობდნენ და ზოგჯერ მარტივ შეკითხვაზეც კი დაავიწყდეთ პასუხი. მისაღებია, რომ თანამშრომლებმა პასუხის არქონის შემთხვევაში თქვან: „ზუსტად არ მახსოვს, მაგრამ ვიცი სადაც ვნახო ეს ინფორმაცია“ და მოგვიანებით უჩვენოს აუდიტორს ის ინფორმაცია, რაც მან მოითხოვა.

მათ სრულყოფილება არ მოეთხოვებათ - თანამშრომლები დაარწმუნეთ, რომ შიდა აუდიტის დროს აღმოჩენილი პრობლემის კორექტირებისთვის ყველაზე ეფექტური გზა არის სისტემური მიდგომით პროცესების გაუმჯობესება. ეს ნიშნავს, რომ პრობლემად აღვიქვათ ის, რაც ხშირად ხდება და უარყოფითი გავლენა აქვს კომპანიის მუშაობაზე. ხოლო ერთხელ დაფიქსირებული მცირე შეცდომა არ უნდა მივიჩნიოთ სამყაროს დასასრულად - ზოგჯერ, ხდება შეცდომები და ამას არაუშავს.

დაარწმუნეთ, რომ მაკორექტირებელი ქმედებები არ ნიშნავს დამნაშავის ძებნას - ადამიანები მიდრეკილი არიან გაიხსენონ რა მოხდა წარსულში. ძველი თანამშრომლებისთვის, რომლებსაც უნახავთ, რომ შიდა აუდიტის დროს გამოვლენილი ხარვეზების გამო თანამშრომლებისკენ დამამცირებლად გაიშვირა მენეჯერმა ხელი, შიშის მიზეზი შეიძლება ეს გამოცდილება იყოს. ამდენად, შეეცადეთ დაარწმუნოთ ისინი, რომ თქვენთვის, როგორც ამ პროცესების წარმმართველისთვის მსგავსი ქცევა მიუღებელია და ეს არ მოხდება.

ცოდნა საუკეთესო იარაღია შიდა აუდიტისადმი შიშთან გასამკლავებლად

ერთადერთი გზა, რომ შიდა აუდიტის შიშთან საბრძოლველად არის თანამშრომლების ცოდნით შეიარაღება. ასწავლეთ მათ რას ნიშნავს შიდა აუდიტი, როგორ მუშაობს ის და როგორ აღიქვამთ დასკვნებს, რომლებიც ამ პროცესების შედეგად გამოვლინდება. მიეცით თანამშრომლებს რჩევები და დაარწმუნეთ, რომ ეს არ ნიშნავს დამნაშავის ძებნას. უთხარით, რო შიდა აუდიტი მიმართულია სამუშაო პროცესების გაუმჯობესებაზე, რაც მომავალში კომპანიის წინსვლის საწინდარია, რაც თავის მხრივ თანამშრომლების კეთილდღეობაზე აისახება დადებითად.